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备件管理解决方案

方案概述

NC备件管理系统是依据《规范烟机零配件采购行为的若干规定》(国烟办综[2008]316号)、《烟机零配件网上交易监管工作管理办法》(国烟办综[2008]278号)、 《中国烟草总公司设备管理办法》(中烟办[2009]84号)、 《中国烟草总公司卷烟工业企业设备管理绩效评价指标》和工业公司《设备管理程序》(Q/FJZYM0503-2009.A/0)的相关规定和要求,结合备品备件管理实际需求,借助于现代化的信息手段和工具,建立一套科学规范、高效便捷的备品备件管理信息系统,适应备品备件管理业务的需求。

加强备品备件的科学管理,规范采购行为,提高采购质量;降低采购成本,提高资源利用效率,努力实现节约发展;在保证满足工厂生产设备维护需求的前提下,提高服务水平;提供全面系统的报表,对备品备件的管理进行决策分析,不断调整优化库存结构,提高库存周转效率、减少不必要备件库存储备,降低备件对企业的资金占用率。

基于NC财务业务一体化的基础之上,定制开发了完善的计划管理、合同管理、价格管理、供应商管理、采购管理、内部交易、库存管理、寄售管理、销售管理、费用管理等,通过NC备件管理系统对零备件采购提供科学合理的建议采购量,在不影响生产的情况下最合理的优化、有效降低零备件的库存资金占用率。为企业的备件管理提供较为全面的管理平台,为企业生产经营提供强有力的保障。

核心应用

1.精细的采购计划管理

2.规范的采购前期管理

3.标准化采购业务流程

4.系统及产品间的紧密协同

5.高效、共享的库存管理

6.全面系统的统计分析报表

客户价值

(一)搭建标准化、规范化管理平台

基于SOA架构的备件管理系统,与平台的其他产品互相传递数据,通过在平台架构基础上,采用流程平台解决业务的流程化定义和配置;采用会计平台解决业务和财务会计数据转换;审批流平台解决企业审批的个性化需求;预警平台解决企业的业务报警的个性化,解决了各中烟备件管理需求差异大、个性化强的难题。提供完善的计划管理、供应商管理、价格管理、采购管理、合同管理、内部交易、寄售管理、销售管理、费用结算及库存管理,为企业的采购活动提供一个较为全面的管理平台。

(二)精确的计划管理、保证生产的提高计划的可执行性、同时降低库存资金积压

采购申请结合车间需求、可用库存量、在途量,科学测算出采购申请的建议采购量。并根据实际业务需求提供各类型的车间需求申请单据,进行采购计划的制定,指导采购业务订单的下达。

满足普通车间需求人员、车间技术员不同角色的业务需求。车间需求没有可用库存系统自动推式采购申请,以及车间技术人员根据实际需要进行储备需求申请、设备改造和计划维修项修业务的备件需求申请,进行采购计划的制定,指导采购业务订单的下达。

实时和时点信息的合理区分展示,1.通过【存量显示】显示库存信息、在途量、最高最低库存量及近两年年平均耗用量 等实时信息为采购的核定数量做为参考依据。2.采购申请进行预警新增后,系统将保存预警时点参与预警算法的各个量,确保预警数据的可追溯性。

(三)多种采购模式的灵活配置,规范采购流程,加强采购过程及核销过程的管理与监控

加强备品备件的科学管理,规范采购行为,提高采购质量;降低采购成本,提供资源利用效率,努力实现节约发展;在保证满足工厂生产设备维护需求的前提下,提高服务水平;提供全面系统的报表,对备品备件的管理进行决策分析,不断调整优化库存结构,提高库存周转效率、减少不必要备件库存储备,降低备件对企业的资金占用率。

(四)合理的业务划分、分工明细、权责分明

车间需求申请单、储备需求申请单、计划维修/项修申请单、设备改造申请单、计量器具需求申请单、计量器具预警需求单、工具需求申请单。实现了按实际业务需要和不同管理流程进行合理区分,方便相应业务管理和后续的分析统计。

采购员/计划员在进行库存预警、采购计划、采购方式选型及采购订单维护时,可按采购员/计划员与存货分类对照关系,及机械、电器的对照关系配置过滤各自负责采购的备件,分工明细、有效的提高采购业务的工作效率。

(五)库存管理精细化、实时监控分析

通过库存跟踪入库管理,供应商现存管理、保质期管理,支持库存组织、仓库、批次、货位、供应商多维度的库存量管理。为物资的库存精细化管理提供数据支持,为企业管理深化提供系统支撑。

(六)库存优先消耗、跨区资源共享

优先自动调度零配件可用库存,提高作业效率,及时保障安全生产所需。车间需求申请单强制需进行跨区拣货,实现了跨区资源共享,优先耗用库存中正常采购的备件,减少库存积压和降低备件对资金占用。

应用客户

江西中烟、福建中烟、川渝中烟、湖北中烟等

案例介绍

福建中烟案例介绍

(一)项目背景

随着国家烟草专卖局工商分离,推动“大企业、大品牌、大市场”的战略部署,烟草工业行业处在一个关键的重大变革时期,各类生产要素与经营资源开始了新一轮的重组。2005年,福建中烟顺应全国烟草行业理顺资产管理体制和公司制工作的改革浪潮,通过资产上划下投,中国烟草总公司、福建中烟工业有限责任公司及其下属企业形成了产权明晰、体制健全的三级母子公司管理体制,集团管控的管理模式初具规模,逐渐形成公司及下属单位财务独立核算的财务管理模式、资金自行统筹管理的资金管理模式(尚未形成监控)、全面预算的管理模式、分级核算及生产成本采用逐步结转的成本管理模式以及集中采购、授权采购、自行采购等多采购方式并行的采购销售管理模式。但是,这些管理模式仍然存在管理分散、监控力度孱弱、上下沟通及左右协同能力较低等问题。

(二)项目建设需求

福建中烟的下属成员单位,尤其是龙岩、厦门烟草工业公司公司经过多年建设,已经各自建成了涵盖面广、相对全面、内置自身管理流程的信息系统。但是,各企业信息系统(包括ERP系统)各自独立,既不相同、又不相通,各种数据规范林立。这与实现福建中烟实体化运作、集团统一管理的战略目标相背离,难以有效支撑当前福建中烟资源整合和共同发展,主要表现在:

1.各单位之间数据规范不统一,各自为政,无法实现数据共享和业务的互通互联;

2.各单位信息系统的开发平台、应用技术各不相同,难以整合;

3.各单位信息系统内置的业务流程、部门内部职责分工差异较大,为正常的业务沟通和协调带来诸多不便;

4.各单位内部财务和业务没有实现一体化运作,财务和业务间数据一致性弱,给生产经营决策带来诸多不便;

5.没有统一的信息系统支持,集团统一方针政策的贯彻执行全部依赖各单位自行操作,既不利于监管,也大大降低了执行效率和效果,这在财务方面表现尤为明显。

(三)项目建设内容及目标

依据平台化、组件化、行业化、个性化的系统建设思路以用友UAP平台为基础,建立集成、规范、统一的集团管控平台,按照行业五大中心建设的要求进行系统建设,形成五大中心的整体联动,规范业务流程、发挥协同效应,实现共享信息数据。

本次系统建设的内容主要有备件管理系统,全面覆盖公司、分厂两级应用,在实现垂直集中管理应用的同时,实现公司各部门及分厂各部门的横向业务协同应用。

根据福建中烟实际调研情况,备件管理系统建设主要目标:

1.集团化管控

结合福建中烟的实际需求,加强备件系统的统一采购,保证全集团的库存管理最优化,降低材料的采购成本和库存成本;

2.统一基础数据,统一平台

中烟本部及下属烟厂基础数据统一规范,财务业务一体化,实现数据共享和业务的互通互联;

3.实现全过程采购管理的覆盖

基于NC财务业务一体化的基础之上,定制开发了备件采购计划管理模块通过采购计划管理模块能的算法对零备件采购提供科学合理的建议采购量在不影响生产的情况下最合理的优化、有效降低零备件的库存资金占用率。

4.备件库存精细化管理,提升备件管理水平

系统启用供应商管理、货位管理、出库跟踪入库,全面细致反馈备件库存现状及使用周期、库龄分析等情况,为管理层提供准确的报表数据,为优化生产及库存管理,优选供应商提供数据支持。

(四)应用效果

1.以集团管控为核心出发点,实现公司与下属烟厂间、下属烟厂之间产、供、销、财务业务一体化协同运作,数据共享,一方面加强了集团内各单位之间的沟通协调,提高了集团管控水平,另一方面也提高了集团业务数据之间的一致性和可比性。

2.福建中烟通过备件管理系统,实现了备件采购与采购计划的联动,备件的集中采购与授权采购的模式的分级管理。通过领导的参与,加强了采购计划宏观控制力度,提高管理职能,又使领导从繁琐的日常工作解脱出来。

3.减轻了财务人员的工作量,使得“数出一门,实时财务”成为现实,更为重要的是使财务人员从繁杂的数据录入中解放出来,使得财务人员有更多精力关注企业生产经营,能促使财务人员从核算角色向管理角色转型。