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全员报销管理解决方案

方案概述

为保证大量用户同时登陆报销系统时系统运行的速度,提高工作效率及提升用户体验;同时为满足大量业务人员在外出差时,需要外网登陆系统报销的需要,启用WEB架构的全员报销系统已经是大势所趋。WEB报销系统结合了烟草行业各项费用支出情况,能满足加强对资金费用的管理力度,规范费用报销的程序,及对报销业务进行全流程管理。WEB报销支持在借款、报销、付款环节受预算的控制,使费用报销及资金支付预算从业务发生时就得到控制,可实现从个人、部门、项目的多维度费用控制;可以实时统计、分析数据,使各部门能够及时了解预算的执行情况,增进财务部门与业务部门之间的信息交流。

全员报销系统是WEB NC集成开发平台的产品之一,是顺应技术发展潮流采用J2EE+纯WEB技术开发的轻量级企业应用信息系统。WEB NC集成开发平台的应用架构如图所示:

基于WEB NC平台的产品并不是孤立的业务系统,而是架构在用友NC系统之上,集成了NC系统强大的业务处理能力,如权限管理、流程管理和数据库操作等。WEB NC界面层采用了目前流行的纯WEB方式,这种纯B/S架构不仅不需要安装任何客户端,而且兼容各种浏览器,同时还可以适应一部分移动设备应用的需要,更顺应了现代社会发展的需要。

核心应用

WEB 报销平台的产品并不是孤立的业务系统,而是架构在用友NC系统之上,集成了NC系统强大的业务处理能力,如权限管理、流程管理、单据管理和模板管理等。

(一)系统主要配置

1.报销权限分配

根据不同的预算角色定义各种单据的控制类型,并对角色赋予相应的查询权限或审核权限。针对报销管理员分别定义查询权限和审核权限,如果查询权限和审核权限的的控制类型定义为“按使用部门或归口部门匹配”,说明报销管理员可以查询和审核报销部门是本部门或本部门所属归口部门的所有单据。

2.单据对应指标

设置各种类型的单据允许报销哪些业务类型,即可以参照到哪些预算指标。定义了单据类型对应指标设置后,在进行单据录入时,系统可以根据指标分配部门权限以及单据类型对应指标设置过滤出同时满足这两个条件的指标进行参照。

3. 单据模板设置

单据模板设置包括单据模板、打印模板、查询模板和报表模板四大类。单据模板设置的目的是为了实现单据录入界面简洁、直观,在满足业务信息表达的前提下希望录入的信息少,并自动带出与报销人相关的基础信息。打印模板设置是为了实现不同单据打印不同的业务信息和审批流信息,以满足财务对凭证原始附件归档保存的需要。单据模板设置格式根据实际需求调研后制定报销单据样式。

4. 审批流程定义

审批流程中参与角色说明:

经办人指业务发生人,报账员指部门指定的报销单录入人。

业务部门负责人审批流设置时通过“同部门”参数判断。设置时【部门档案】门负责人需要设置,还需要设置【用户】操作员与业务员的对应关系。

财务审核人员、财务部负责人、企业分管领导和财务分管领导通过部门限定设置。

审计部门负责人和纪检监察部门负责人在流程里是否需要审核,通过报销类型判断。

财务分管领导和单位负责人在流程里是否需要审核,通过业务类型+金额判断,详细规则参考《资金监管规则》。

5.凭证模板定义

根据事先定义好的会计描述,对报销管理系统的报销单据审核通过后自动生成实时凭证,并按照用户的设置将实时凭证生成会计凭证。这里所说的会计描述就是预先定义好各经济业务所对应的入账规则、入账科目及凭证分录结构,在增加单据或进行业务处理时,就可以根据单据及业务处理的内容与相关的会计描述生成相应的实时凭证。

凭证模板定义是设置由各业务单据生成凭证时使用的模板。凭证模板是对应到单据或业务处理过程的会计描述,是单据及业务处理生成凭证的依据。凭证模板通过指定单据项与凭证字段之间的对应关系(如预算指标、费用承担部门等)完成凭证分录结构的描述,定义凭证模板的过程,就是要明确凭证各要素的数据来源。凭证要素是指构成每条分录的要素,如科目、摘要、金额、辅助核算项目等。

(二)主要应用流程

1.报销处理流程

全员报销管理系统服务于每一位企业员工,通过系统员工可以清晰的查看到每一张报销单据所在的流程及处理状态,例如:员工的提交状态、领导的审批状态、会计的签收状态和出纳的支付状态等,彻底解决手工报销模式下信息无法共享的问题,提高员工满意度。报销处理及信息反馈流程如下图所示:

2.报销审批流程

全员报销系统需要提供灵活的审批流程定义功能,可以按角色设置动态条件来实现企业复杂的多级审批流程,例如:部门员工的单据可以根据“同部门”自动找到部门负责人审批;根据“部门+业务性质”自动找到对应的财务稽核;再根据金额“审批权限”逐级向上审批并最终发送消息通知出纳付款,简化企业审批流程的定义工作,同时也使得审批流程清晰,审批路线直观易读。

报销审批流程如下图所示:

3.预算控制流程

全员报销系统与全面预算系统完全无缝集成,数据实时交互,通过费用预算可以在事项申请和费用报销环节实现预算控制,同时,通过资金预算可以在资金收付环节实现预算控制,真正做到业务执行过程中的预算控制。

预算控制流程如下图所示:

4.借款核销流程

企业员工在录入报销单据时,系统会自动根据报销人过滤出以前发生的个人借款,员工可以自行选择是否核销,会计稽核时也可以根据管理要求进行核销,当报销金额小于借款金额时,系统还支持自动生成还款单,不仅使员工清楚掌握了个人借款报销情况,同时也加强了企业的往来款项管理,便于及时清理欠款,提高资金使用效率。

借款核销流程如下图所示:

客户价值

(一)报销业务全员参与:实现报销业务的全员参与,前移预算控制重心,改变以财务部门控制为主的控制模式,实现业务部门自我控制与归口管理控制相结合的先进管理方式。

(二)报销流程全面优化:凭借信息化平台的优势,充分考虑报销业务流程的改进和优化,减少、消除无效或不增值作业环节,力求在源头上提高效率,降低成本费用。

(三)成本费用实时可控:与预算系统实时交互,围绕重点的成本费用项目,在业务执行环节进行预算控制,把成本费用控制在合理水平,建立科学的内控管理长效机制。

(四)系统集成数据共享:全员报销与全面预算和会计核算系统无缝集成,数据自动传递并完全共享。全面预算实时控制报销业务;全员报销动态回写预算执行数据,同时生成会计核算凭证;会计核算数据又可以提供全面预算进行执行情况分析。

应用客户

目前已经上线运行WEB报销系统的烟草客户有:

云南省烟草公司玉溪市公司

云南省烟草公司红河州公司

云南省烟草公司曲靖市公司

云南省烟草公司昆明市公司

福建中烟工业有限责任公司

玉溪烟草案例介绍

(一)项目背景介绍

1.经济业务审批

WEB报销平台上线前公司经济业务审批通过公司办公管理OA系统进行,OA系统上线时间较长,目前已停止相关业务模块开发及系统维护。OA审批流转过程较慢,且审批流程不固化。由于开发年限较早,经济业务审批数据无法与当前财务信息化系统(全面预算管理系统、报销管理系统、财务核算系统)对接共享。

2.报销业务管理

2012年云南省试点上线运行资金监管系统用于解决预算执行控制及资金支付审批管理,实际运行2年过程中起到了一定的作用,但存在经济业务审批与资金报销重复审批、预算管理控制滞后、无法与财务信息化系统对接共享的问题。

3.经济业务审批与报销管理现状

前公司经济业务审批及报销管理在不同的系统上运行,系统之间无法做到信息共享,审批流程重复;预算执行与控制的硬约束不强,目前阶段在经济业务审批过程中并无预算控制过程,均是业务办理完后在报销环节进行预算审核,预算控制滞后;经济业务审批、报销管理、预算管理、财务核算信息系统不在同一信息平台,系统间数据无法共享,信息化支撑较弱

(二)项目目标及内容

1.将与资金支付相关的经济业务审批不再走OA系统,而是用到WEB报销平台上来,作为报销业务的事前请示,报销员做请示时即校验有无相关预算及请示支付金额是否超过预算数。事前请示审批规则能前移预算控制重心,改变以财务部门控制为主的控制模式,实现业务部门自我控制与归口管理控制相结合的先进管理方式。

2.事前请示审批流与业务报销审批流重新梳理,业务请示审批与资金支付审批划分清楚,尽量减少重复审批环节,以提高审批效率及减轻领导工作负担。

3.WEB报销系统与预算系统实时交互,围绕重点的成本费用项目,在事项审批及业务执行环节进行预算控制,把成本费用控制在合理水平,建立科学的内控管理长效机制。

4.将报销管理、预算管理、财务核算系统集成在同一信息平台,系统间数据实现共享。报销系统与预算系统无缝衔接,数据实时传输,报销系统可以实时查询部门预算执行情况;报销平台实现自动生成实时凭证,数据传到财务核算系统便于财务人员进行账务处理。

(三)项目应用效果

1.作为全面预算管理的子系统,与财务核算软件均为用友烟草软件公司开发,三个系统均在同一软件平台,经过系统整合,经济业务审批、报销管理、全面预算管理及财务核算四大业务一体化,将大大提升财务管理工作效率。

2.将预算管理前置到经济业务审批环节,没有预算将无法发起经济业务审批,前移预算控制重心,改变以财务部门控制为主的控制模式,实现业务部门自我控制与归口管理控制相结合的先进管理方式。

3.优化经济业务审批流程。凭借信息化平台的优势,改进、优化和固化经济业务审批流程,经济业务审批将实现电子化审批,提高业务经办人员工作效率。

4.系统上线后涉及资金支付类的请示将通过经济业务审批报销管理平台发起审批,暂停OA系统支付类请示。同时资金监管系统也将暂停使用,通过业务一体化提升工作效率。

5.经济业务审批报销管理平台上线将从业务源头控制成本费用,为厉行节约严控成本费用提供强有力的财务管理手段。

福建中烟案例介绍

(一)项目背景

近年来,随着国家局在行业内大力推行全面预算管理,烟草企业的预算管理水平有了长足的进步,但是,距离“全面预算上水平” 还有一定差距,突出表现在预算管理水平参差不齐,全员参与程度不够;预算执行与控制的硬约束不强,缺乏信息化手段的有力支撑等几个方面。——详见中烟办〔2011〕45号文件《全面预算管理上水平的指导意见》

2011年,福建中烟为认真贯彻国家局预算管理信息化建设工作精神及部署,加强预算信息化建设项目的领导和管理,开展本省行业预算管理信息系统开发建设。项目实施于2011年8月启动,11月厦门烟草工业公司顺利上线运行,2012年1月中烟本部正式切换运行,龙岩烟草工业公司在2012年4月正式上线运行。

(二)项目建设需求

全员报销系统就是基于企业全员参与报销的信息化解决方案,围绕成本费用控制重点,强化预算执行与控制,有效破解制约行业全面预算管理水平提升的难题,建立科学的内控管理长效机制。

(三)项目建设内容及目标

1.系统实现了三家企业不同住宿标准、补贴标准、人员类别和出差类别的定义,业务涵盖了从借支、报销、签收到导出网银付款的流程,实现了全面预算的实时控制。

2.系统与采购综合管理、原料管理、辅料管理和备品备件管理无缝集成,实现了业务数据的共享传递;同时,系统还打通了与资金管理系统的接口,实现了数据信息的双向传输。

(四)应用效果

1.员工满意度提高:通过全员报销系统的使用,大大缩短了报销周期,原本需要数周的报销时间可缩短为一周以内。

2.财务工作公开透明:使用全员报销系统后,财务从稽核,到签收,到付款的整个流程均公开透明的展示在员工面前,对单据所做的任何调整和修改均可以及时的反馈给员工。

3.企业管理水平提升:全员报销系统与全面预算集成使用后,真正实现了业务执行的预算控制,杜绝了预算超支报销情况的发生,将预算管理制度落到了实处,促进了企业管理水平的提升。

4.在与CA认证结合使用,为无纸化办公提供了可行的基础。