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烟草商业一体化解决方案

方案概述

国办发[2005]57号文件下发以后,烟草行业将建立以产权为纽带的现代企业制度。在资产上划后,烟草行业原有的管理关系将面临变革,2006年国家烟草专卖局开始试点组建母子集团的工作,随着烟草工业母子公司体制的实施,集团化资产一体化管理将成为烟草企业的主旋律。

集团化管理需要管理信息化的支撑。企业管理信息化是企业增强核心竞争力的客观需要,是实现管理创新的重要途径。财务集中管控是集团化最重要的管控手段,财务集中管控主要体现在对资金、资产、预算、成本费用的及时、有效的监控和信息反馈上,通过建立完善的会计监管体系,强化了信息透明与共享,使上级能够及时掌握下属企业的经营状态,可以有针对性地对下属企业进行管控。强化信息的透明度是通过信息的集中管理来实现的,各下属企业的经营数据都集中到上级公司,通过穿透式查询,可以获得最真实的信息,减少了人为的干预,确保了会计信息的真实可靠;通过跨单位查询、多单位统计等功能,可以满足上级对下级单位的会计核算处理的过程和结果进行集中监控,同时便于从整体角度反映企业的财务状况和经营成果。

随着国家烟草专卖局工商分离,推动“大企业、大品牌、大市场”的战略部署,烟草行业处在一个关键的重大变革时期,各类生产要素与经营资源开始了新一轮的重组。各省烟草商业公司逐步推行取消县级公司法人,同样面临着对多点、多地域的县营销部统一运营与管控的问题。在这种状况下,如果没有信息技术的强力支持,集团化的管理就是无源之水,无本之木。

通过在烟草企业内部建立:统一的财务制度、核算标准和各种规范制度;统一烟草集团内财务管理的应用软件,通过计算机网络手段实现事前的计划、事中控制与事后分析来根本解决以上两个问题。从而打破传统的分散式财务管理模式,顺应企业财务管理集约化趋势;多成本中心、多利润中心的管理,理顺企业组织机构的权责关系,从而适应集团集中化、扁平化的发展趋势,实现统一集团财务管理。

总体应用架构(图)

用友烟草商业一体化系统主要以卷烟营销和烟叶收购为主要数据来源, 通过建立中间表,业务系统集中向省公司中间表写入各分公司明细数据,中间接口系统读取中间表数据后进入用友NC软件系统进行后续处理,同时层层反馈处理结果情况,反之亦然。目的是不影响业务系统和财务系统的独立运行,双方并不直接访问对方的数据库数据,全部通过中间表(接口表)进行数据交换,以保证数据的完整、规范、明了。

商业一体化系统主要包括卷烟业务、烟叶业务、烟用物资、包装物及其它。

卷烟业务的核心内容是满足日常的业务管理需要和贯彻国家烟草局统一核算的要求。它可以满足烟草行业卷烟的购进、销售、盘点、报损等业务。通过和业务系统的接口,把业务系统的数据传到财务业务一体化—卷烟业务这个模块,在这个模块对数据进行处理,传到财务会计的应收应付存货核算三个模块,进行数据处理传到总账模块,这样就能够保证企业财务核算的准确性和及时性,可以为国家烟草局和各省、市公司提供较为全面的财务核算数据和相关的报表。

烟叶业务的核心内容是满足日常的业务管理需要和贯彻国家烟草局统一核算的要求。它可以满足烟叶业务的收购、调拨、挑选整理、转库、盘点、报损、罚没、销售、委托加工等业务。通过和业务系统的接口,把业务系统的数据传到财务业务一体化——烟叶业务这个模块,在此模块对数据进行处理,传到财务会计的应收应付存货核算三个模块,进行数据处理传到总账模块,这样就能够保证企业财务核算的准确性和及时性,可以为国家烟草局和各省、市公司提供较为全面的财务核算数据和相关的报表。

烟用物资的核心内容是满足日常的业务管理需要和贯彻国家烟草局统一核算的要求。它可以满足烟用物资业务的购进、销售、盘点、调拨、转库、无偿领用、报损等业务。

包装物及其他,其中包装物分为卷烟和烟叶两个大类,其业务在烟草公司和烟叶公司的应用与卷烟的处理流程类似。

客户价值

1.在商业取消县级公司法人后,可采用财务集中管理模式,即市州公司所属的县营销部均采用同一账套,多点在线做账。省市烟草公司可对下级单位进行集中管控或财务监管。以此适应行业改革带来的财务管理的变化。

2.财会软件中包括了“烟草管理”模块,当企业发生购销存业务时,相关的会计凭证就自动生成,既减少了财务人员的工作量,又保证了会计核算的规范性和会计信息的真实性。

3.通过数据接口,将业务系统的单据传递到烟草管理系统,经财务复核、确认后自动生成会计凭证,从而实现了卷烟、烟叶等业务系统与财务系统的一体化,减轻了财务人员的工作量,使得“数出一门,实时财务”成为现实。

在统一编码、统一科目和统一核算的基础上,各企业每月可自动生成所需的商业企业量本利报表、物流费用表、三项费用表等,各级主管部门也可根据需要自动提取报表数据,无须经过企业上报,既减轻了财务人员的工作量,又减少了人为更改数据,提供虚假会计信息的环节。

在基本核算的基础上,实现两烟费用核算、产前投入核算、物流成本,卷烟成本核算与商业进销存核算,实现中国烟草总公司要求的三项费用报表、量本利报表等。

应用客户

全国烟草商业客户

案例介绍

(一)湖北烟草

湖北省烟草专卖局、中国烟草总公司湖北省公司组建于1984年,下辖武汉、黄冈、襄樊、荆州、十堰、孝感、宜昌、咸宁、随州、黄石、荆门、鄂州和恩施州等13个地级市(州)烟草专卖局(公司),仙桃、天门、潜江等3个直管市烟草专卖局(公司)和神农架林区烟草专卖局(公司),另有恩施金叶烟草有限责任公司、襄樊金叶烟草有限责任公司2家打叶复烤企业和中国烟草湖北进出口有限责任公司。

【应用目标】

湖北烟草在使用行业统一软件之前,卷烟的业务系统和财务系统是两个相对独立的体系,而一直困扰着财务人员的问题是:财务系统依赖业务系统对卷烟进行核算和管理,没有独立的财务商品账,无法实现对本企业卷烟购销存情况的实时监控,无法反映卷烟物流与资金流的内在逻辑关系。而通过NC系统内部的协同以及与外部系统的集成,实现了“数出一门,实时财务”。

具体目标如下:

(1)通过卷烟、烟叶接口方式实现数据共享。

(2)烟叶收购核算重点在烟叶生产收购成本的归集上,烟叶的入库成本包含烟叶的收购成本及烟叶生产过程中为扶持生产、推广种烟科技、平衡经济作物比较效益而发生的烟叶生产投入补贴,在行业统一核算软件中,我们完全根据国家局06年904号文件对烟叶生产投入核算的要求设置“烟叶生产投入补贴”一级及其明细科目,通过对科目及辅助项目的权限控制实现对烟叶生产投入业务核算的规范。

【建设阶段】

烟草管理模块内容范围:依据烟草商业行业管理范围及湖北烟草管理要求,本项目烟草管理范围包括卷烟业务、烟叶业务、烟用物资业务、包装物及其它等。

系统应用范围:系统应用覆盖湖北烟草全省13家地市公司及烟叶公司、进出口公司,两家复烤厂。系统应用到所有区、县专卖局(营销部)。根据烟草行业资产管理管理特点和业务要求,在各单位中根据烟草行业资产管理的特点,按综合管理、归口管理、资产使用三级覆盖所有业务部门、职能部门。系统应用人员二百人左右。

实施进度:项目实施分为三个的阶段:模拟数据演练、全省推广、系统集成与综合分析实施,模拟测试以各地市集中,系统模拟一个月真实数据演练,主要完成基础数据整理,系统培训,接口实现,卷烟流程,烟叶收购流程处理等。在上线试运行稳定基础上用一个月完成全省13家地市及三家直属公司系统推广上线。整个项目历时8个月完成。

【应用效果】

1、卷烟业务的处理流程达到效果

在使用行业统一软件之前,卷烟的业务系统和财务系统是两个相对独立的体系,而一直困扰着财务人员的问题是:财务系统依赖业务系统对卷烟进行核算和管理,没有独立的财务商品账,无法实现对本企业卷烟购销存情况的实时监控,无法反映卷烟物流与资金流的内在逻辑关系。而通过NC系统内部的协同以及与外部系统的集成,实现了“数出一门,实时财务”。

2、烟叶收购达到效果

烟叶收购业务、烟用物资投入业务与财务系统的协同,主要体现在集成业务部门的烟叶收购系统和烟用物资供应系统与财务软件,实现数据共享。对未采用烟用物资系统的单位,在NC的采购链中,可以实现将部分的采购订单、销售订单流程权限分配到烟站的业务人员,业务人员提交了相应订单后由财务审核后进行相关处理。

烟叶的销售,主要涉及烟叶销售前的挑选整理过程,在行业统一核算软件中设置了挑选整理单,以满足商业与工业交售烟叶过程中变等变级的需求。

3、复烤业务的处理流程达到效果

A.成本手工核算下的情况

成本核算采用的是手工收集资料、手工核对、汇总、归集和分配,核算的准确性和及时性,完全依赖于企业财务和相关部门人员的责任心、工作细致程度。成本核算无法做到即使反映,可追溯性也差。

针对这一情况,湖北省在NC软件实施过程中,结合省内两家复烤企业的情况,开发了成本管理模块,通过与NC供应链等模块的结合,较为有效的解决了这个问题。

B.达到效果

通过与总账、存货核算等系统的集成,使的复烤企业成本核算工作自动化处理,节省了人工核算成本的工作,使成本核算岗位的人员,把主要精力投入到成本的分析和控制上。以前大部分的工作是为了正确、合理的核算出产品的成本,现在则是要通过成本分析找出成本变化的原因,做好成本控制,更好地为生产管理工作出谋划策。

通过定义每张出入库单据的凭证模板,系统自动根据单据生成会计凭证,减少手工制单的工作量,使业务财务处理更加规范化。