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物资管理解决方案

方案概述

物资是卷烟生产除原料之外的主要材料,有效的管理好物资对烟草工业公司有着重要意义。 用友烟草工业企业物资管理系统是从供应链管理的角度,依托NC系统的强大功能优势,根据烟草行业物资管理的特点而研发出的一个产品,应用于烟草行业工业企业物资的集团化管理的解决方案。目的是帮助企业搭建起一个科学、全面的物资管理平台。

物资管理系统根据企业的经营特点,提供完善的计划管理、合同管理、采购管理、供应商、价格管理、供应商管理、质检管理、内部交易、委外加工、销售管理、费用结算、专卖管理、一号工程、库存管理,车间管理、库存测算、备料管理等保证企业生产经营需要,支持企业的持续经营,为企业的物资基础管理提供一个较为全面的管理平台,为企业生产经营提供强有力的保障。

核心应用

1.支持多种典型的业务模式:包括分收分结、集收集结、分收集结、等多种模式。

2.通过对供应商询价报价(事前),进行价格管理(过程),成本分析(事后)达到降低采购成本的目的。

3.支持采购业务从计划、请购、订单、收货、质检、入库、收票、到结算全过程的管理。

4.跟踪采购各个业务环节报表,对采购的物流和结算情况进行全面的反映。

5.支持即时结算以及暂估处理,一对多,多对多结算等业务处理模式。

6.采购审批流程的可以配置和定义,实现对企业每一种业务模式下的审批程序进行统一管理和规范,使企业对采购的发生和资金的流出进行科学的控制和管理。

7.提供完善的产供销计划、供应商、价格管理、采购管理、内部交易、委外加工、销售管理、费用结算及库存管理,为企业的采购活动提供一个较为全面的管理平台。

8.物资系统内部各模块完全的集成应用,实现企业各单位、各部门、各职员之间实时的数据共享和交换,为企业实现整体协同商务、集中管理。

系统亮点

1.搭建标准化、规范化管理平台;

2.建立从采购的源头——计划、采购、入库、结算的采购体系;

3.建立价格的追踪管理;

4.规范采购流程,确保各级人员按规范处理采购业务;

5.加强采购过程及核销过程的管理与监控;

6.实现财务与业务的有效联动;

7.支持系统外审批和系统内审批结合的方式;

8.库存管理精细化;

9.跨公司业务协同操作,减少手工录入工作量;

10.财务单据和业务单据追溯清晰明了;

客户价值

(一)搭建标准化、规范化管理平台

基于SOA架构的物资管理系统,与平台的其他产品互相传递数据,通过在平台架构基础上,采用流程平台解决业务的流程化定义和配置;采用会计平台解决业务和财务会计数据转换;审批流平台解决企业审批的个性化需求;预警平台解决企业的业务报警的个性化,解决了各中烟物资管理需求差异大、个性化强的难题。提供完善的供应商管理、价格管理、采购管理、合同管理、内部交易、委外加工、销售管理、费用结算及库存管理,为企业的采购活动提供一个较为全面的管理平台。

依托SOA技术与物资平台横向集成,实现物资系统向上游供应商的延伸,打造全程价值链的管理体系。

(二)建立完备的产供联动的物资采购计划

以计划为源头,订单为主线,实现按计划采购,按订单收货,按合同结算的控制模式,严格控制采购行为,加强采购监管,降低采购风险。

根据生产计划,结合物资生产配方(BOM)、库存,通过MRP运算,科学测算出预计采购量,供采购业务员参考,指导采购计划的拟定。

在MRP计算中,系统考虑了库存、在途、待检、冻结、调拨、供应商预算总额、替代件等多种因素,下达采购计划,既有力的保障生产,又降低库存资金占用,可实现烟用材料的集中调控,根据用户库存策略配置MRP计算模式。

以生产计划为依据通过MRP运算,系统自动计算采购计划,备料计划,预测库存可生产量,从而提高采购计划编制的效率性,科学性,合理性,实现科学采购,合理预测。

(三)多种采购模式的灵活配置,规范采购流程,加强采购过程及核销过程的管理与监控,实现财务与业务的有效联动

有效解决卷烟材料统一集中采购、授权分厂采购、分厂自主采购等多种采购模式并存的行业特征;对各种卷烟材料采购模式全过程的物流、信息流、资金流进行全面有效的监控。以订单为主线,实现按订单收货,按合同结算的控制模式,严格控制采购行为,加强采购监管,降低采购风险;与计划系统、生产系统、库存系统、销售系统、存货系统、财务系统等实现完全的集成应用,实现企业各单位、各部门、各职员之间实时的数据共享和交换,保证财务业务数据同步性和一致性。跟踪采购各个业务环节报表,对采购的物流和结算情况进行全面的反映。

(四)建立价格的追踪管理

通过对供应商询价报价(事前),进行价格管理(过程),成本分析(事后)及对合同,供应商的管理,为合同执行分析,价格波动分析提供数据支撑,达到降低采购成本,优化采购策略的目的。对价目表及变动的痕迹化管理,实现采购、内部调拨、销售价格的有凭有据。

(五)到货质检全质量跟踪管理

1.根据实际管理需要,在到货登记、收货及入库后等各环节对存货进行质检,记录质检结论,在各业务环节发生的质量问题及时记录、反馈,并根据质检结论的不同,反馈到物资中心相关管理层级以供处置,对质检过程实现痕迹化管理,各管理层级可以以此为依据进行考核。

2.利用批次管理跟踪物资在到货、入库、投料、生产的使用情况,以满足全过程质量跟踪的需要。

3.实现了对烟用物资质量检验的过程管理。为卷烟生产企业,从辅料、香精香料、增塑剂等原材料上,严把产品安全关,严格落实卷烟质量安全标准,严密监控卷烟卫生安全指标,坚持做到必库必检,不留缺口,把好烟用材料进厂关。

4.对不用物资可以设置不同的检验标准。保证材料的检验的合理性,规范性,并可对检验结果出具不同的检验报告。

5.不合格产品的处理。对不合格品进行不合格处理,多种不同的处理方式适应不同的业务处理流程。

(六)库存管理精细化、实时监控分析、动态备料管理

1.通过批次管理,供应商现存管理、保质期管理,支持库存组织、仓库、批次、货位、供应商多维度的库存量管理。为物资的库存精细化管理提供数据支持,为企业管理深化提供系统支撑。

2.通过设置动态换算率,批次拣货出库规则,实现生产领料时的物流单位与核算单位的自动转换,即保证了财务核算的准确性也保证生产投料的方便性。

3.管理人员根据管理需要,通过动态查询所有存货的库存情况,包括现存量、冻结量、呆滞量等进行实时分析,根据情况决定是否需要组织采购、是否需要进行调拨,全方位的满足各级管理部门管理需求,在中烟公司内对企业资源进行科学规划、合理调配,从宏观对物资情况进行把控,再分解到具体环节(备料、采购、调拨)进行实际操作。以达到中烟内物资资源的最大利用率。并保证中烟下各核算主体账务清晰,并在中烟层面对内部交易业务有效监控和监管。

4.通过与卷烟厂数采系统,高架库系统集、MES系统的集成实现按计划备料,提高备料的准确性,及时性。同时,多维度的测算模式,先进先出/后进先出两种拣货模式,支持用户灵活选择,实现了自动根据生产计划进行物资的冻结及解冻功能,以保证生产用料,并可同时从多个仓库进行物资的自动备料转库。同时支持高架库与平仓的备料业务;

(七)多种委外加工管理模式的支持

实时监控对委外加工厂商的发料、回收、结余情况;根据客户管理要求,系统可根据委外加工协议或材料发出、委外加工物资收回情况,将材料成本、加工费用合理分摊到委外加工物资,准确计算委外加工物资实际成本。

(八)联营加工物资对外销售业务的支持

通过对销售订单、销售出库、销售发票的管理,实现销售业务的过程管理及财务业务一体化销售业务的处理。

(九)专卖精细化管理

根据对专卖物品的管理要求,对卷烟纸、丝束等专卖产品进行严格的专卖信息管理并建立专卖档案。可以根据不同地区专卖证类型、不同专卖物资生成报表以供管理需要,并能根据地区区分同城运输免准运证的情况。对专卖类物资及准运证信息进行跟踪管理并有效解决专卖系统与物资系统编码不统一的问题。

(十)一号工程的自动上报

根据国家局一号工程的需要,系统配置相应的一号工程基础数据,并能实现一号工程数据的自动上报,实现与一号工程的完美对接。

(十一)支持系统外审批和系统内审批结合的方式

采购审批流程的可以配置和定义,实现对企业每一种业务模式下的审批程序进行统一管理和规范,使企业对采购的发生和资金的流出进行科学的控制和管理。

(十二)多种接口模式能满足各烟厂基础建设上的差异

系统提供一整套适合现代化高架库管理的解决方案,提供与高架库系统、MES系统的有效对接;实现车间出库到机台,班组,牌号数据及时准确获取,为企业卷烟生产成本的准确性、及时性打下基础。

应用客户

江西中烟、湖南中烟、湖北中烟、福建中烟、川渝中烟、山昆工业公司、蒙昆工业公司等

案例介绍

(一)项目背景

川渝中烟工业公司成立于2003年,是烟草行业唯一的跨省大型卷烟工业企业。目前公司包括川渝中烟工业公司本部,下设四川烟草工业公司、重庆烟草工业公司、长城雪茄烟厂和四川三联卷烟材料有限公司四个子公司及所属的成都卷烟分厂、什邡卷烟分厂、西昌卷烟分厂、绵阳卷烟分厂、重庆卷烟分厂、涪陵卷烟分厂、黔江卷烟分厂等七个生产厂。从2006年2月开始,川渝中烟工业公司开始与用友软件股份有限公司一起,进行财务信息化的实施。现在已经形成了以财务为核心,包括销售部门、采购部门、仓储部门等在内,涉及财务核算、销售业务、采购业务、成本管理、预算管理、库存管理等企业核心业务。

(二)项目建设内容及目标

根据川渝实际情况,物资系统建设的主要目标是:

1.加强辅料的集团化管控

结合川渝中烟的实际管理需求,加强卷烟材料统一集中采购,实现川渝集团层面的按需采购,保证全集团的材料库存管理最优化,降低材料的采购成本和库存成本。

2.建立更完备的产供联动的物资采购模式

根据生产计划,结合物资生产配方(BOM)、库存量、预计出入库量,通过MRP运算,科学测算出预计采购量,供业务员参考,指导采购业务订单的下达。

3.建立以采购订单为核心的采购流程,实现全过程采购管理的覆盖

根据采购订单控制和指导供应商和各分厂实际收货行为。各分厂能做到收货有依据、异常有反馈、质量行为有控制。建立从采购计划开始,涵盖采购订单、到货登记、质检、入库、内部调拨的全过程管理,在系统中真实反映整个采购业务管理过程,并及时的记录专卖物资的相关信息,为专卖统计及分析提供数据支持。

4.实现物资按品牌对象精确备料及生产消耗出库,保障物资的生产供给

以BOM为依据,提供按品牌配方配盘及仓库拣货,冻结库存及快速分单到仓库/货位及相应的仓管员,并及时提供生产物资差缺情况测算,有效保障生产的及时有效供给。

5.实现物资库存管理的精细化,提升物资管理水平

启用供应商管理、货位管理等相关明细管理,全面细致的反馈物资库存现状及使用状况,为管理层提供准确的报表数据,为优化生产及库存管理,优选供应商提供数据支持。

(三)应用效果

1.统一应用平台。

川渝中烟在基于UAP平台基础上,搭建了以财务十大模块为基础、原料管理、辅料管理、卷烟营销、全面预算、报销管理、备件管理等多系统模块统一应用平台,各系统间紧密结合,实现平台的标准化、统一化、一体化。

2.构建基于集团管控的物资管理模式。

川渝中烟通过物资管理系统,实现了物资采购与生产计划的联动,物资的集中采购与授权采购、自行采购的三种采购模式的分级管理。通过物资中心领导的参与,加强了采购计划宏观控制力度,提高管理职能,又使领导从繁琐的日常工作解脱出来。

3.各单位间协同运作及集团信息全面共享。

在物资管理系统中,根据权限的划分,各级人员可以动态查询川渝所有仓库存货的库存、采购、质检等情况,提高了物资管理水平。

4.专卖物品的管理。

根据对专卖物品的管理要求,对卷烟纸、丝束等专卖产品进行严格的专卖信息管理,实现专卖报表的自动出具。