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资产设备管理解决方案

方案概述

近几年,烟草行提出了“卷烟上水平”的基本方针和 “532”、“461”的卷烟品牌发展战略,这意味着一个发展提速、品牌制胜、竞争空前、优胜劣汰的新的关键时期已经到来。面对激烈的竞争态势,通过信息化手段支撑品牌发展、原料保障、技术创新、市场营销,基础管理等工作上水平,是卷烟生产企业实现品牌发展战略的重要保障。

在此背景下,用友烟草提出了烟草工业解决方案,该方案以实现集团管控、提高“五大中心”的核心作用为目标,集营销、科研、生产、供应链、物流、预算、资产、财务为一体,构建业务横向协同、管理纵向贯通、信息互联互通、资源高度共享的信息化体系,切实用信息技术支撑应用、适应变化、服务发展,为“卷烟上水平”提供全面支撑。

企业的资产设备作为保障生产的重要组成部分,主要分为生产设备、测量设备、特种设备等几大类并根据企业的管理需求进行各种设备运行统计分析。

生产设备管理系统是一个对生产设备从采购到报废、销毁的全生命周期中所发生 的各种事件进行跟踪的一个管理信息系统。它将设备全生命周期的管理工作信息化,有效地进行设备管理工作,以提高设备生命周期的利润率,直接为企业创造价值。

测量设备管理主要内容有建立测量设备管理卡片,实现测量设备标准化的流程管理,如实现测量设备的采购流程的管理,测量设备日常抽检,巡检,周检,流转,停用流程的管理,以及测量设备的维护保养等测量流程的管理。

特种设备管理主要内容有:建立特种设备管理卡片,实现特种设备标准化的流程管理:实现特种设备的采购流程的管理,实现特种设备日常采购、安装、使用、改造、维护、保养,满足卷烟企业特种设备多种检定需求:抽检、巡检、周检。

生产设备运行分析管理方面主要内容有生产设备运行分析管理,本系统不管理具体的业务操作部分,只是从下属企业其他系统中获取所需设备运行信息(关联),并对设备运行信息进行统计、查询及分析。它要包括设备产能查询、机台消耗查询、停机记录查询维修记录查询、设备运行综合分析、国家局和中烟设备管理指标等子模块功能,以图文并茂的形式展现出来,为领导层的决策支持提供科学依据。

资产设备管理系统前期可以国家局投资管理系统进行对接,后期可以财务核算一体化进行对接,并可以备件系统进行集成应用,实现资产设备、备件的一体化管理。

核心应用

用友烟草生产设备解决方案,是根据烟草行业特性,以用友UAP平台为依托,以ERP的管理思想为灵魂,业务流程为纽带,SOA架构和企业服务总线(ESB)为手段,全面集成整合企业信息资源,建立支撑集团管控、满足生产设备全生命周期管理、各业务系统协同运作,具有烟草行业特色的信息应用平台。

1.生产设备

设备资产管理系统包含设备费用管理、设备前期管理、设备资产信息维护管理、设备维修改造管理、设备盘点管理、设备资产处置管理及设备树管理等业务处理环节;是一个对设备资产从采购到报废销毁的全生命周期中所发生的各种事件进行跟踪的一个管理信息系统。它将设备全生命周期的管理工作信息化,有效地进行设备管理工作,以提高设备生命周期的利润率,直接为企业创造价值。

设备资产管理系统包含了设备从费用申请审批、前期购置、设备维修改造、日常(停用、启用、封存、移动、盘点)、处置等等全生命周期的管理。

2.测量设备

测量设备管理系统包含测量设备前期管理、检定管理、检测校准数据管理、测量设备日常管理、测量设备维护保养及测量设备树管理等业务处理环节。

测量设备管理系统支持采用测量点管理以及采用测量设备管理来贯穿检定管理。检测校准数据分类记录,提供数据统计技术分析,为分析报告提供依据。

3.特种设备

特种设备管理系统包含特种设备前期管理、检验管理、特种设备日常管理及特种设备树管理等业务处理环节。

系统亮点

客户价值

1.生产设备

(1)加强资产监控,建立完整的设备台账库

从不同的设备台账来源建立全公司统一和准确的设备台帐和技术资料,为每台设备建立完整的资料库,有助于企业对近期和长期固定资产投资进行分析,系统提供多纬度图文并茂的分析功能,为各级管理部门服务;

(2)设备资产全生命周期管理

按照全生命周期管理理念建设,实现设备资产从前期管理购置、安装、使用、维修和维护等,到最后报废销毁的全生命周期管理

(3)实现财务业务一体化

实现设备购置申请、选型、计划、合同、开箱验收、新机验收、投产等一系列业务的管理;设备投产后,系统自动完成设备的资本化过程,实现财务业务一体化;

(4)多维度的设备树展示,提高设备的查询效率

从使用单位、设备类别、生产线、设备状态等维度组成设备树,可以更迅速地帮助客户查询设备的效率;

2.测量设备

(1)支持测量设备全生命周期的检定,保证测量设备的安全及可靠性

测量设备前期购置可进行原始检定,对于到货不合格的测量设备提供换货和回厂维修两种流程;测量设备在日常使用中,按照每月的检定计划定期进行测量设备检定,计算测量设备的检定率;测量设备重启时,需要进行重启检定,保证重启的测量设备仍然符合生产测量的需要;测量设备故障后,需要进行维修检定,保证在最短的时间内找到合格的测量设备,不影响生产;

(2)提供多种检测校准数据格式,提供检测校准数据的技术分析数据

提供多种检测校准数据格式,包含(测量设备计量确认记录、加香加料系统验证记录、水份仪校准记录、弹簧式表计校准记录、标准器具或验证器具比对校准记录、包装过程检测装置验证记录、流量计调零校准记录、烘箱比对化验记录),满足不同测量设备检测校准数据的要求;根据检测校准数据可提供统计技术分析;

(3)可引入测量点进行测量设备管理,提高管理的精确度

引入测量点的管理,提供从测量需求转变为计量需求的选配分析过程,从而使得测量管理围绕着测量点,更全面、精确地保证在生产活动中所需的测量设备不会遗漏,提高生产活动的安全性;

(4)多维度的测量设备树展示,提高测量设备的查询效率

从使用单位、设备类别、使用状态、测量点分类等维度组测量成设备树,可以更迅速地帮助客户查询测量设备的效率;

3.特种设备

(1)支持特种设备到货登记,并进行首检

特种设备的到货登记不同于通用的生产设备一样,需要有专业的首检信息,注册证号、检验报告等内容一并记录;

(2)提供特种设备各个环节的标准化、制度化

提供特种设备采购、安装、使用、改造、维护、保养、定检、替换等各环节标准化、制度化;

(3)提供特种设备的检定周期管理、提供检定预警

提供特种设备,依据其检验周期和首检日期,自动预警出下次检定日期,对特种设备实施监控,使管理人员随时可以掌握特种设备的各种情况,为安全运行有力保障;

(4)多维度的特种设备树展示,提高特种设备的查询效率

从使用单位、特种设备类别、使用状态等维度组成特种设备树,可以更迅速地帮助客户查询特种设备的效率;

应用客户

福建中烟

案例介绍

福建中烟案例介绍

(一)项目背景

福建中烟工业有限责任公司下辖四家法人企业,分别为龙岩卷烟工业有限责任公司、厦门卷烟工业有限责任公司、龙岩金叶复烤有限责任公司和金闽再造烟叶有限责任公司。

为了适应烟草行业市场日益激烈的竞争环境,福建中烟工业有限责任公司围绕“532”,“461”的战略目标,狠抓卷烟上水平,在满足公司目前的“母子公司体制,母 分公司运作”的模式下,决定开发实施基于集团管控模式的设备管理系统。 福建中烟工业有限责任公司从 08 年底开始进行信息化的大规模建设,历经两年的建设,现已整合建立了全省卷烟工业基础数据标准化体系、财务业务一体化系统(行业统一会计核算软及供应链系统)、营销综合管理平台、产品数字化研发平台、生产运行系统、人力资源管理系统、两厂高架库物流系统、MES 系统、龙烟烟叶手持机管理系统、中烟样烟管理系统、专卖管理系统等多个管理信息系统,设备资产管理系统作为公司信息化系统密不可分的一部分,将为福建中烟工业有限责任公司的“532”“461”的战略目标提供必要的助力。

生产设备资产管理系统将取代下属企业原有系统。管理对象主要 包括:生产设备(专用与通用设备)、计量设备、特种设备、IT 设备。

1.资产管理管理现状:

(1)直属企业:通过近几年信息化工作的开展,目前直属企业已实现了设备资产管理、设备维护维修任务管理的部分信息收集整理工作。随着工作的改进及管理要求的深入,目前尚不能对数据进行系统化的采集、分析及共享,且因各信息系统的基础软件不同,容易产生信息孤岛,不利于信息的发布与资源的共享,与财务资产管理系统无接口,造成大量重复工作量,目前直属企业的数据无法提供中烟制造中心进行分析。

(2)技术中心:通过近两年信息化工作的开展,目前技术中心已实现了仪器资产管理、计量管理、仪器使用计费管理等工作的信息化。但随着工作的改进及管理要求的提高,目前尚不能对数据进行系统化的采集、分析及共享,与财务资产管理系统和人力资源部管理系统无接口,造成大量重复工作量,不利于信息的发布、共享与资源的合理利用;

(3)信息中心:信息中心作为集团的IT资产管理部门,其主要职责是管理IT设备(服务器、PC以及硬盘等内容)、网络设备、办公设备(打印机、复印机等)、以及软件等管理。现阶段,信息中心使用的是财务系统的资产管理子模块(用友平台)来管理,主要偏重于财务的价值管理,缺乏对实物的安全保密、维修、使用过程中的硬盘更换等过程的监控与管理;现阶段的实物管理都是通过Excel表格来完成;缺乏一个共同平台,将实物管理与价值管理融为一体。

(4)行政管理处:主要管理房屋建筑物、车辆以及办公营具等,目前管理方式分为自行管理和委托租赁管理;现阶段实物的管理都是通过Excel表格来完成;缺乏信息化系统管理,目前尚不能对数据进行系统化的采集、汇总、分析及共享;

(5)制造中心:执行直属企业的资产采购计划时,无法用自己的信息化系统将资产采购计划进行分解,并实施采购流程;但是这一过程中实物资产管理部门无法获得相关的采购计划分解信息、实物资产采购过程进展情况、即将到货实物资产信息,从而导致对这部分实物资产的管理陷入被动,无法提前做出判断和工作计划安排。

(6)财务管理处: 2009年与用友针对中烟固定资产的价值管理进行了固定资产模块的二次开发,实现了价值管理功能,没考虑实物资产的运营管理。但是由于各个实物资产管理部门用于对运行管理的系统各不相同,且与财务部对财务价值管理的系统无统一接口,从而导致各个实物资产管理部门、零备件出入库耗用数据与财务部财务价值管理数据无法做到实时统一,重复工作量非常大。

2.资产管理问题分析:

(1)缺乏统一的资产管理平台

由于没有统一的资产管理部门,各部门主要通过电子表格和小系统配合的方式来进行管理,随着业务的发展,这种模式已经不能适应福建中烟的发展需要,因此需要建立统一的实物资产管理平台。

(2)缺乏对资产采购流程的全程管理

目前,集团的采购流程是条件保障部提出采购计划,物资保障部负责分解计划和采购,实物部门负责验收和管理。在这个过程中,资产管理部门无法获取相应的信息,无法做出工作计划安排,导致管理陷入被动。

(3)资产管理和生产制造中心缺乏信息交互

由于现有的资产管理是电子表格和小系统的管理方式,缺乏与PDM系统、生产制造系统、物资系统等的接口,信息无法自动交互,导致大量的人工操作,效率低下。

(4)资产的二维管理模式

资产的管理是两维的管理,一个是财务价值的管理,另一个是实物运行的管理。现阶段,财务部已经在财务系统的基础上开发了资产财务价值管理系统,该系统仅仅实现了资产的财务管理,无法满足资产的实物管理模式。

(5)业务流程不统一

福建中烟下属各单位所使用设备系统为自行设备采购业务流程不统一,不利于集团宏观监管。

(6)设备与财务系统无法实现财务业务一体化

由于厦烟、龙烟自行研发设备业务系统,业务数据无法实现传递至财务系统,造成财务无取数来源只能通过手工编制凭证,迫切需要实现财务业务一体化提高工作效率。

(二)项目建设需求

1.系统建设成为覆盖整个福建中烟的设备管理信息系统,覆盖下属子公司的原有的各自独立的管理系统。

2.信息系统按照设备全生命周期管理模式建设,实现设备资产从前期购置管理、安装、使用、维修和维护等,到最后报废销毁的全寿命周期管理。

3.通过信息化系统平台建设,系统具备设备的经济指标、运行指标、运行费用的信息提取和分析功能,绩效评价功能。包括产量、产值、税利、资产、费用、单箱费用及资产收益等经济指标;包括故障率、有效作业率等运行指标,为提高设备的有效作业率,降低设备停机时间、降低维修成本和尽可能延长设备的使用寿命提供决策支持手段。

4.加强对直属企业生产设备费用预算管理。按设备机型、原值、数量、年限、产量、物价等因素计算各企业设备费用预算。

5.实现与备件管理、测量设备管理、特种设备管理和MES等系统的业务连通性与信息集成性。

(三)项目建设内容及目标

基于用友UAP平台,搭建设备管理系统,继续深入拓展基于集团管控的设备系统应用的总体目标:以财务业务一体化实现中烟公司与下属企业间、下属企业之间业务协同运作,数据共享,一方面加强了集团内各单位之间的沟通协调,提高了集团管控水平,另一方面也提高了集团业务数据之间的一致性和可比性。

(四)应用效果

1.构筑统一的业务平台,实现了跨地域、多单位运作

支撑“母子公司体制,母分公司运作”的管理模式,成为覆盖整个福建中烟的设备管理信息系统。

在生产设备管理系统没有使用前,福建中烟下属四个子公司使用的各自独立的管理系统,原系统大都是10年前建设,其管理思想及能力已经远远达不到当前的信息化要求。

更主要的是各厂业务信息各自拥有,互不关联,造成中烟直属企业无法直接查看其厂内设备业务数据,之前需要相关数据,都是层层上报,影响数据的准确性和及时性。

原系统各厂建设维护,同时也造成了信息资源的重复建设和浪费,经过中烟统一部署,统一服务器,集中管理维护,大大节约各厂信息维护费用。

2.建立全公司统一和准确的设备资产台帐

通过软件建立起的“一机一档”资产台账是一个公开的信息检索平台,资料成为一块被盘活的资产,对于各部门技术业务人员以及公司各系统应用,都使用统一的资产台账,便于日常工作的维护管理,也有利于达到数字化卷烟厂的管理,提高设备维护效率。

依据设备类别,系统分别建立 生产设备台账、IT设备台账、 特种设备台账、计量器具台账询。

3.实现设备、财务业务一体化

实现设备业务数据与财务会计处理互通互联,协同运作,满足财务与业务之间数据共享,一方面将加强财务与业务之间的沟通和协调,另一方面也将有效保证财务和业务数据的一致性。

减轻了财务人员的工作量,使得“数出一门,实时财务”成为现实,更为重要的是使财务人员从繁杂的数据录入中解放出来,使得财务人员有更多精力关注企业生产经营,能促使财务人员从核算角色向管理角色转型。

4.按照设备全生命周期管理理念建设

实现设备资产从前期立项、购置、到货、验收、安装、投产、使用、维修和维护等,到最后报废销毁的全生命周期管理。

固化设备日常工作流程,抽取每个环节业务数据,建立了完整的设备综合信息查询平台,方便实用的可视化查询,一站式解决,避免多画面的切换查找。

5.为领导层提供准确的决策支持

设备在生产维护过程中会产生大量的运行、维护保养信息,这些信息是开展管理活动的依据,为此,真实、及时、连贯的运行数据分析是至关重要的。

通过对各厂MES、备件等系统建立接口,相关设备运行业务数据,自动传入设备系统,依据统一的指标参数,及时准确的自动计算各类国家局、中烟、工厂三级所需的各自月报报表。

这些数据可以在系统中长期保存,并且能通过相互对比,生成柱状图进行更细化的分析,使决策层可以更直观的了解设备效率、能源消耗,及时采取措施。

6.科学高效的网上流程审批,实现无纸化办公

通过直观的审批流显示,可以看到业务单据的审批各个环节以及审批意见等。

审批流的短信提醒以及出差代理审批、CA认证审批,都为领导层的审批提供了科学方便的支持。

(五)结束语

福建中烟设备项目实施达到了预期效果,梳理规范了全公司设备业务流程,建立了高效规范的运作流程,有效地提高了设备管理水平,为设备管理方面的信息化建设提供了新的尝试和经验,并且项目的成功实施完成,对于中烟其它项目的实施上线也提供了借鉴意义。