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遵义烟草财务共享典型案例

一、 背景现状

财务共享服务中心(FSSC)在国外已被欧美等发达国家的集团和跨国型大企业广泛应用,其中全球500强企业80%以上都已经建成了财务共享服务中心。国内大型集团企业自2005年开始引进并逐步建设财务共享服务中心模式,经过多年的发展和演变,逐渐得到了各行各业的广泛认可。基于此,在烟草行业“分级授权、集中管理”的财务体制下,为探索解决遵义烟草商业“资金分级分散、账户分级分散、核算分级分散、信息分级分散”和财务人员老龄化,财务会计工作“标准化、规模化、一体化和信息化”等痛点,遵义市公司迫切需要探索一条适合于财务变革及转型的可行道路,以适应企业高质量发展战略的需要。遵义烟草商业也正是在自我变革、勇于探索的基础上,开创了烟草行业财务共享中心的建设模式,于2018年5月顺利成功上线,正式开始运营。

二、 建设思路

管理出效益,科学技术是生产力,根据烟草行业商业企业的特点,从项目整体规划、人力资源及组织优化整合、业务流程再造和信息系统支撑四个方面出发,科学、规范、有序、高效的推进项目的建设。

1、项目整体规划,分步有序实施

项目实施周期较长,业务涉及面较广,各项目组及协作单位从项目开始就要做好整体规划,不仅仅要考虑遵义市公司的建设内容和需求,更要从行业和省局的需求角度对财务共享平台进行统筹规划。在项目推进的过程中,要稳步推进,夯实基础后各个子系统按照优先级分步实施上线,不能实行集中培训、集中上线。优先保证速度的同时,跟要坚持平台的质量,并最大程度上规避可能带来的风险问题。

2、整合人力资源,优化组织架构

利用先进的信息技术手段,在很大程度上能够实现会计核算的自动化、智能化。同时,通过财务管理体系的变革,会起到人员精简的作用,但烟草商业企业作为特大型国有企业,且具有较强的行业特性,必须承担对员工妥善做好合理安排的社会责任。因此,市公司对财务人员安排要采取循序渐进的办法,通过人员正常退休、离职、转岗等形式,逐步压缩财务人员数量,引导他们合理分流,发挥专业优势,实现人尽其才,才尽其用,实现个人价值的最大化。

3、结合业务实际,再造财务流程

通过理顺市公司和县级分公司的业务关系,有利于优化各项资源的合理配置,有利于工作效率的提升,也有利于财务管理水平的标准化、自动化、智能化。费用报销、资产核算、总账处理、存货核算、人力成本、应收应付处理、资金结算及银企对账、税务管理等各项业务,无不依赖于财务共享服务中心所设计的业务流程,所有业务操作均要做到流程化、标准化,将操作过程进行有机整合,既能满足各级单位的业务需要,又能尽量统一、高效、有序。

4、系统融合建设,数据高效驱动

坚持系统科学规划的原则,严格按照行业、省局相关的信息系统建设标准进行开发和实施新建系统。要合理利用现有系统资源、人力资源、流程资源、技术资源等,利用IT技术和手段,将现有资源无缝整合,做到资源的最优配置。要坚持将战略财务、业务财务和共享服务融为一体,增加战略财务的内容,即预算、绩效、成本等,增加绩效考核、管理控制、决策支持等三大中心职能。通过集成整合技术,推进企业数据中心建设,搭建一个IT基础设施与运行集成平台,构建数据驱动型企业;补齐应用的短板,完善三层应用体系建设,拓展系统应用的广度和深度;夯实基础,加强五位一体保障体系建设,提升整体安全防护能力及智能管控能力。

三、 建设方法

秉承“建设前卫、长期受益,创新创效、成本效益,用好平台、建好系统,科学规划、整合资源,全面推进、速度质量”的建设原则,遵义烟草商业构建了面向全行业可复制、可推广、可升级的“1342”财务共享服务体系架构。

1、管理手段

1)搭建1个共享中心。整合全市财务人员,在市公司设置财务共享服务中心,与财务科合署办公,下设运营管理组、管理会计组、业务稽核组3个组。其中:运营管理组负责共享中心业务流程梳理、财务档案管理;管理会计组负责全面预算、资金运营、标准成本、资产管理、风险控制、模拟法人考核、数据信息支撑等;业务稽核组负责会计核算稽核、资金支付稽核。

2)重构4大关键要素。一是扁平化建组织。首先,明晰各级管理职责,减少财务管理层级,会计核算由市县两级核算合并为市级集中核算;资金收支管理由多账户、多层级转变为市公司统一账户集中收支。二是功能化定人员。共享中心实现了承继传统功能、新增数据功能、扩展自律功能三大功能。三是流程化布线路。统一制定共享中心会计核算业务8大流程,72个子流程,实现核算自动化,提高核算质量。统一制定了全市资金计划编制、调整、收入和支付等资金收付业务4大流程、20个子流程,强化资金监管,确保资金支付规范。四是标准化定规矩。统一预算、核算、结算“三算”标准,细化、完善、统一了全市“预算业务事项、资金收支项目、附件扫描要素、会计核算规则、资金支付流程”等事项,建立健全了“会计核算标准、资金管理标准、财务报账稽核标准、附件扫描标准、全面预算管理标准”等5个标准,从源头保证了数据录入的完整性、精准性,实现财务管理制度化、标准化、规范化。

2、技术手段

1)筑牢3个基础系统。一是全面预算在线审批系统。全面完善“全面预算管理系统”,依托凭证扫描影像系统和移动审批功能模块,以预算为依据,实现在线报销审核、数据异地存储、凭证在线打印等集中统一管理。二是“树”型资金集中结算系统。通过银企直联,将全市烟草商业分散银行账户收支的资金,集中到市公司1个账户下收支,实现了资金管理“零余额、零在途、零占用”。三是会计核算实时处理系统。深化会计核算系统应用,统一数据接口、进行系统融合和应用集成,在自动化引擎平台中统一配置人员权限、职能分配、标准制定、流程设计等,实现会计核算实时处理。

2)创建2大智能平台。遵循“账款分离”原则,对接业务财务系统,打破系统间壁垒,创建“管账”的财务共享平台和“管钱”的资金管控平台2大智能平台。一是集成财务共享平台,建立一个自动化引擎,运用“系统融合、电子影像、电子档案、OCR识别、大数据分析、二维码扫描”等六项技术,深化“综合任务池、任务看板、员工信用、共享中心绩效”四项管理,实现了“智能税务、推送、分析、管控、预警、预测”等六项智能。二是升级资金智能管控平台。集成一组账户,实行资金收支“两线”集中,引入“资金精准预测模型、最佳现金持有模型、银企互联、权限双重复核”等四项技术,扩展了资金收支管理的“智能展示、管控、收益、对账、预警、分析、存款、预测”等八项智能。

3、建设成效

遵义烟草商业财务共享服务中心的成功搭建,领导重视是前提,部门协同是基础,系统支撑是关键,业财融合是核心,服务转型是目的。自2018年5月正式上线运行,项目已取得初步成效。

1、工作效率获得新突破。

通过核算自动化实时生成会计凭证,使核算人员从80人减至10人,人均日凭证处理量从2.52份提高到20份,会计核算效率提升8倍;收入流程由6个节点减至2个,时间从平均16天转变为1天;支出流程由17个节点减至5个,时间从平均3天转变为1天,收支结算实现高效率;

2、降本增效实现新价值。

依托财务共享平台和资金管控平台,2017年降低资金营运成本约减少394万元,同比增加利息收入1483万元。年均降低会计核算成本1895.6万元,每张凭证核算成本从406元降至51元,降低了87%。

3、财务转型取得新成效。

依托财务共享服务中心,财务管理服务方式由“对上对外”转变为“对内对下”,从“管理需求”转变为“服务供给”,战略上移到市公司、重心下移到基层,服务前移到业务,从而将财务转型为清晰的共享财务、业务财务、战略财务一体化的财务职能体系。

4、智能财务开启新篇章。

依托财务共享平台和资金管控平台,实现凭证实时自动生成,账务智能核对,发票自动验真,账务智能体检,智能预警,智能稽核,报表自动生成,数据实时推送,开启了烟草智能财务新篇章,有效推动财务工作质量、效率和动力变革,为实现公司财务会计工作高质量发展奠定了坚实基础。