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福建中烟-采购综合管理案例

2012年国家局发布《关于继续深入推进“两项工作”的意见》(国烟办〔2012〕27号)文件,按照文件要求,今年二季度“三项业务”要全面实现网上办公。为贯彻落实国家局的指导精神,福建中烟公司领导李仰佳副总经理,多次召开领导小组会议确定平台建设思路和建设内容,并确定了“统一规划、分布实施”的总体方针...

规范采购作业、推进办事公开、提升采购管理水平

1 项目背景

2012年国家局发布《关于继续深入推进“两项工作”的意见》(国烟办〔2012〕27号)文件,按照文件要求,今年二季度“三项业务”要全面实现网上办公。为贯彻落实国家局的指导精神,福建中烟公司领导李仰佳副总经理,多次召开领导小组会议确定平台建设思路和建设内容,并确定了“统一规划、分布实施”的总体方针。为确保该项目顺利启动,福建中烟于2011年7月初发文《福建中烟工业公司关于开展全面预算及采购综合管理平台系统建设的通知》(闽烟工信〔2011〕189号),初步确定了此次项目建设的内容,并成立了相应的项目领导小组和项目实施小组等机构,全面落实项目建设工作。

2 业务需求

项目建设要求通过一体化信息应用平台建设,运用信息化手段固化预算、采购、合同及办事公开等业务运作程序,通过“统一项目、统一内容、统一标准、统一口径”,实现预算工作精细化、规范化、流程化的集中管理,提升预算管理水平,并建立统一报销管理平台;实现对采购管理及其活动进行总体控制和协调管理,优化配置有限资源,规范采购管理业务;建立合同范本库,实现在线合同编辑、审批及确立合同的网上办公管理流程;通过企业各应公开事项的及时发布,确实保障职工知情权、参与权、监督权、表达权,扎实推进民主管理工作,实现企业对公开事项的全过程管理。

3 项目目标

1.建立全省统一的预算管理信息平台及报账中心,统一预算项目、预算报表,实现全省采购及预算资源信息共享,充分体现全员预算理念;

2.定制开发福建中烟采购综合管理平台,覆盖项目申报、采购计划、采购管理、合同管理等全采购过程管理平台;

3.定制开发福建中烟合同管理系统,建立合同范本库,提供在线合同编辑、审批,确立合同网上办公管理流程;

4.定制开发福建中烟办事公开平台,确实保障职工四权,扎实推进民主管理工作,满足企业对公开事项的全过程管理的需要;

5.打通预算、采购、合同及办事公开等各模块之间的关联关系,打造一体化业务管控平台。 利用现代化管理思想、技术和方法,结合企业的管理实际,对采购管理及其活动进行总体控制和协调管理,优化配置有限资源,规范采购管理业务,促进“两项工作”深入开展,支撑企业重点工作目标的实现。 通过预算与采购的串联,充分实现流程衔接、信息顺畅,减少数据的重复录入,保证信息集成和数据准确。

4 建设内容

福建中烟实施的综合采购管理包括采购计划管理、采购过程管理、合同管理、项目管理、辅助管理五个模块。投资项目管理包括项目计划申请、审核、省公司批复、项目立项、项目审批、项目过程管理、项目决算、项目验收等内容;采购计划管理包括采购需求申请、采购计划审核、采购计划批复等内容;采购过程管理包括招投标申请、招投标评审、招投标完成等内容;合同管理包括合同草拟、合同审批、合同复核、合同确认等内容。辅助管理包含专家库管理、代理机构库管理、会议管理等。该系统在实施过程中实现与福建中烟现有正在是用的行业项目投资管理系统、全面预算管理系统、采购管理系统、办事公开系统实现了系统集成。

5 应用效果

1. 制度建设、流程梳理助力管理水平提升在系统建设过程中,省公司管办对《采购管理办法》进行了修订完善,对采购流程进行了梳理优化,为系统运行提供了有力的制度保障,提升了管理水平。另外,还根据福建中烟实际情况,按业务语言统一省公司及两子公司的预算项目,建立行业规范的预算申报流程。

2. 实现采购计划、预算、核算相结合系统功能齐全,覆盖面广,涵盖了采购计划、采购过程、全面预算,报销管理,合同管理平台,实现业务计划、预算、资金计划有机结合,预算、资金计划真正来源于业务活动。全面预算的基础是业务规划,采购计划与预算管理相结合实现企业的战略执行闭环管理的手段,加强预算过程管理和功能提升。减少接口部署,实现流程的一致化与系统集成化。

3. 建立预算归口管理、促进企业内部管理流程的优化归口管理是这次预算系统实施的一个新内容,在实施过程中,对部分预算项目开展归口管理理念的灌输及推行,对业务接待、捐赠、涉外、设备采购、设备修理、备件采购等项目预算进行归口管理。完善预算归口的管理流程,积极发挥归口管理部门在预算管理的审核监督职能,建立畅通高效的预算管理组织体系。

4. 真实可信、科学严谨体现统计分析核心价值系统统计分析功能基于业务单据,进行数据抽取,并形成满足特定管理目的的统计分析结果。系统提供了多维度、全方位的统计分析报表,包括明细、汇总、执行情况和分析表,即满足了业务部门的使用需求,也满足了职能管理部门的统计分析要求。数据真实可信,为各部门提供科学的决策依据。

5. 实现精细管理系统作业流向清晰,控制管理严密,责任主体明确,信息操作留痕,便于监察问责。根据制度要求,系统设计了清晰的业务流程,并把业务流程用图标形式展示在系统流程中心,实现流程的可视化;在业务流程方面,严格控制前一个环节活动结束后才能开展下一个环节工作,并结合系统强大的权限分配功能,为每个操作主体进行授权,做到责任明确;在业务信息录入、审批方面,系统自动记录信息录入人、录入时间、审批人、审批意见、审批时间等重要信息,实现业务活动的痕迹化管理,便于职能管理部门的监察问责。

6. 实现信息整合、资源共享信息一次录入,全程共享,系统充分发挥信息技术优势,减少信息重复录入的时间和人力资源成本浪费,最大限度地宽限信息公开,实现资源优化、资源共享, 同时,通过建立采购项目及活动过程中的知识管理机制,获取、吸收和整合各种知识,形成企业合同文本库、专家库、代理机构库和合格供应商名录等各类规范知识库,实现知识成果共享。 通过对信息的整合,实现采购平台与预算管理、报销管理等其他子系统无缝对接,实现企业流程的高度整合与信息化建设的高度集成,实现流程的闭环管理。与办事公开系统进行无缝连接,对采购过程、合同的公开事项进行办事公开,实现了采购流程的民主化、公开化、公正化管理;此外,系统还集成了基础数据平台、短信平台、企业门户单点登录。